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一、消防档案的作用
1)消防档案是消防安全重点单位的“户口簿”。消防档案记载着单位的基本情况和有关消防安全管理的各种文献、资料，便于单位领导、有关部门、公安机关消防机构以及与消防安全管理工作有关的人员熟悉情况，为领导决策和日常工作服务。日常工作中，可以把消防档案与现场检查结合起来，作为上级机关、主管单位、公安机关消防机构考核单位开展消防安全管理工作的重要依据;发生火灾时，可以为调查火灾原因，分清事故责任、处理责任者提供佐证材料。此外，消防档案还可以为研究防火、灭火材料、修改消防技术规范、修订消防操作规程等工作提供第一手资料。
2)消防档案是单位检查相关岗位人员履行消防安全职责的实施情况，评判专(兼)职消防(防火)管理人员业务水平及工作能力的一种凭据，有利于强化单位消防安全管理工作的责任意识，推动单位的消防安全管理工作朝着规范化、制度化的方向发展。
二、消防档案的内容
消防档案主要包括两个方面的内容，即消防安全基本情况和消防安全管理情况，后附有相关的图表。
消防安全基本情况是消防档案的主要内容，它包含了重点单位与消防安全有关的内容，是单位自身实行规范化消防安全管理的基本要求，是单位落实消防安全责任制的具体体现。
消防安全基本情况的内容包括：单位基本概况和消防安全重点部位情况;建筑物或者场所施工、使用或者开业前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件、资料;消防管理组织机构和各级消防安全责任人;消防安全制度;消防设施、灭火器材情况;专职消防队、义务消防人员及其消防装备配备情况;与消防安全有关的重点工种人员情况;新增消防产品、防火材料的合格证明材料;灭火和应急疏散预案。
消防安全管理情况主要有两项内容：一是公安机关消防机构依法填写制作的各类法律文书，主要有消防监督检查记录表、责令改正通知书以及涉及消防行政处罚的有关法律文书。二是有关工作记录，主要有消防设施定期检查记录、自动消防设施检查检测报告以及维修保养的记录;火灾隐患及其整改情况记录;防火检测、巡查记录;有关燃气、电气设备检测等记录;消防安全培训记录;灭火和应急疏散预案的演练记录;火灾情况记录;消防奖惩情况记录。上述记录要填写检查人员的姓名、时间、部位、内容、发现的火灾隐患以及处理措施等;填写培训的时间、参加人员、内容等;填写演练的时间、地点、内容、参加部门以及人员等。
三、消防档案的管理
消防档案的收集、整理和保管工作，其目的是对其有效利用，为单位的消防安全管理工作服务。
消防档案的管理质量，主要应从是否便于利用来检验和衡量，这是消防档案管理的基本出发点和归宿。
消防档案应当纳入单位档案统一管理。制订消防档案的管理规定，落实管理责任。
(一)消防档案由消防安全重点单位统一保管、备查
消防档案实行集中统一管理，对消防安全重点单位是非常必要的。消防档案应由单位确定或设立的专门机构来统一集中保管、备查，不得由承办机构或个人分散保存，这样才能克服档案分散保管和各自为政所带来的局限性，更大限度地发挥档案的作用。
(二)消防档案要完整和安全
只有维护消防档案的完整和安全，才能给档案工作提供必要的物质基础。
维护消防档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上要保证档案的齐全，使应该集中和保存的档案不能残缺;另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散，或者零乱堆放，更不能涂改勾画，使档案失真。唯有档案材料数量齐全，才能保证档案的系统完整，保持档案的有机联系，才能使档案数量齐全，使之有科学依据。
维护消防档案的安全，也有两方面的含义：一方面，从物质上力求档案不遭受毁坏，尽量延长档案使用的时间;另一方面，消防档案也具有一定的机密性，要防止档案遗失，保证档案不被盗窃，不被泄露。
(三)消防档案分类
消防档案要按照档案形成的环节、内容、时间、形式的异同，采取“同其所同，异其所异”的方法，把档案分成若干类，类与类之间要有一定的联系，有一定的层次和顺序，前后一致。这样有利于档案立卷和案卷的排列和编目，为管理和利用提供条件。
(四)消防档案检索
消防档案检索就是把消防档案的内容和形态特征著录下来，存储在检索工具中，根据消防安全管理的利用需要，及时把有关档案查找出来，以供利用或者使用。它是档案利用之前不可缺少的一项重要准备工作，是准确而迅速地找到所需消防档案的有效手段。目录是档案检索常用的重要工具。为了提高消防档案检索效率，必须编制档案目录，建立一个完整的目录体系。
(五)消防档案销毁
单位的消防档案是在日常消防安全管理工作中经过较长时间一点一滴积累起来的。随着时间的推移，有些材料会失去保存价值，不需要继续保存。为了精练档案材料，突出工作重点，应定期有目的、有计划、有标准地将档案进行清理。将有用的材料归纳综合，继续留存;确已失去保存价值的材料，应按国家文书档案相关管理规定进行清理，以免档案材料臃肿庞杂，鱼目混珠，影响管理和利用。